Estabelecer metas, planejar o crescimento da empresa ou fechar contratos importantes, nada melhor que um reunião de negócios com muita dinâmica e produtividade. E para isso a CEO Travel que é especializada em viagens corporativas, vai lhe dar dicas de como otimiza seus resultados para melhorar as reuniões daqui pra frente e focar no que é realmente importante para a empresa:

1) O Tempo ideal para cada reunião de negócios:

Um ótima reunião pode durar apenas meia hora, sabia. Sim, o tempo muito prolongado para uma reunião nem sempre ajuda nos negócios. Primeiro que tempo é dinheiro (já dizia minha vó), e tendo objetividade no que vai ser falado ou tratado sobre o tema abordado, faz com que a reunião de negócios tenha agilidade e eficiência com seu objetivo.

As agendas de todos os participantes podem ser prejudicadas caso a mesma demore muito, gerando inclusive gastos extras para a empresa. Por isso, antes de agendar um compromisso, vale a pena debater rapidamente com os envolvidos o que consideram como tempo necessário para resolver as questões pendentes, sendo mais objetivo possível antes mesmo de marcar a reunião, restringindo até uma quantidade de convidados para a mesma, convidando apenas aqueles cuja presença é essencial para a tomada de decisão.

Essa técnica era bastante usada por Steve Jobs, ex-presidente e fundador da Apple. O empreendedor acreditava que um grupo menor tinha mais facilidade de se manter focado e motivado, depois, conforme a necessidade, os líderes de cada setor podem informar seus subordinados sobre as decisões da reunião, sem que o excesso de funcionários atrapalhe a produtividade.

2) Tenha definida a pauta da reunião:

Separe todos os temas que devem ser abordados, por ordem de prioridade, dessa forma vai se estabelecer uma dinâmica e manter o foco nos objetivos. Evite depender demais de slides, vídeos ou qualquer outro tipo de ferramenta tecnológica para conduzir uma reunião, pois é importante ter o domínio do assunto a ser abordado.

Esses recursos são ótimos, porém, se algum problema ocorrer, para não perder tempo é importante ter total conhecimento do assunto que vão debater e poder tocar a reunião normalmente.

Claro que quase ninguém consegue absorver e processar todas as informações de um slide muito menos em pouco tempo disponível em uma reunião de negócios, sem contar que os demais participantes podem ter dificuldade em assimilar o que está sendo dito, mas sabendo conduzir e tendo em mente todo o plano de ação e todo seu conhecimento do assunto, as coisas se desenvolvem da melhor forma. 

3) Use gatilhos mentais: 

Gatilhos mentais são maneiras de estimular decisões involuntárias e inconscientes do cérebro. Todo dia nós fazemos esse tipo de escolha, seja quando resolvemos o que comer, que roupa usar, o que vou comprar, percebendo isso, pesquisadores descobriram alguns critérios que facilitam um a tomada de decisão.

Imagine o que o conhecimento desses padrões pode fazer por suas técnicas de persuasão para fechar negócios! Para ficar mais claro e você começar a praticar, daremos alguns exemplos de gatilhos mentais que são eficiente nas reuniões de negócios, pois eles costumam instigar nos parceiros o desejo de fechar um contrato ou até mesmo de se envolver mais com a empresa:

• NOVIDADE: tudo que é novo provoca curiosidade, atraindo o consumidor de forma instintiva;
• EXCLUSIVIDADE: demonstra para o cliente qualidade ou atendimento exclusivo, o cliente se sente especial e VIP. Sente que ganha um direito exclusivo para vender um produto dentro de uma determinada área e/ou determinado período de tempo;
• ESCASSO: demonstra que é raro e pode acabar, acaba despertando um maior desejo em um indivíduo ter aquele produto ou serviço;
• URGÊNCIA: sempre que uma oferta é válida por um tempo X, o comprador sente um forte impulso de realizar a compra o quanto antes;

4) Técnicas de fechamento: 

No fim da reunião, o responsável deve elencar rapidamente todos os pontos discutidos e abrir para possíveis dúvidas restantes. Para melhorar o ambiente, também é válido agradecer a presença e a atenção de todos, reforçando uma atitude positiva.

Se um novo encontro já estiver agendado, esse é o momento de anunciá-lo novamente aos participantes. Se possível e se for o momento distribua “mimo” aos participantes da reunião de negócios, como brindes com o logo da empresa.

Claro que, hoje em dia muitos assuntos podem ser resolvidos via internet, e ainda mais na atual situação que estamos passando. Se for este o caso uma reunião virtual, envie o brinde para a empresa com o nome dos participantes. Mas se tiver uma oportunidade de realizar uma reunião de negócios presencial, esta com certeza será mais eficiente para tratar de assuntos importantes.

Fora que o contato humano é mais caloroso em tomadas de grandes decisões. A proximidade pode abrir espaço para discussões importantes, explorando a criatividade dos envolvidos e criando laços mais significativos. Portanto de preferência para reunião presencial mesmo que seja necessário fazer viagens por este motivo. A CEO Travel está aqui para lhe ajudar nisso com toda sua experiência em viagens corporativas.

5) Sucesso:

Para todo negócio, o sucesso vem da habilidade de comunicar o que se pretende vender e a capacidade de fazer com que seu negócio seja desejado pelo seu futuro cliente. A alma do sucesso é a comunicação. Passar para o cliente que seu serviço ou produto é essencial na vida dele ou de sua empresa. Também faz parte do sucesso ser transparente com seu cliente e acima de tudo acreditar em seu próprio negócio!

Quer mais dicas sobre gestão corporativa, viagens corporativas e reuniões de negócios, confira aqui no blog da CEO Travel. Entre em contato com nossa incrível equipe:  [email protected]

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