1. Falta de planejamento prévio

Como evitar?

A falta de planejamento prévio é um dos maiores vilões das viagens corporativas. A “antecedência de compra” é um fator crucial na redução de custos e na garantia de melhores opções de hospedagem e transporte.

A recomendação mais eficiente atualmente é realizar as reservas com, no mínimo, 20 dias de antecedência. Isso permite que a empresa tenha acesso a tarifas mais acessíveis, evite a indisponibilidade de voos e acomodações e possa negociar melhores condições.

Além disso, contar com uma plataforma de gestão de viagens facilita a busca por opções de voos e hospedagens de acordo com as diretrizes da empresa, otimizando tempo e recursos.

2. Escolha de hospedagens desconfortáveis ou inadequadas

Como evitar?

Escolher um hotel apenas pelo preço pode ser um erro que compromete a qualidade da viagem. A hospedagem ideal deve equilibrar conforto, localização estratégica e serviços essenciais para o viajante corporativo.

Além da qualidade das acomodações, é fundamental considerar:

• Proximidade com o local das reuniões ou eventos;

• Facilidade de acesso ao transporte;

• Wi-Fi de qualidade para trabalho remoto;

• Infraestrutura adequada, como salas de reunião e espaço para coworking.

Com nossa plataforma, sua equipe pode filtrar hotéis de acordo com critérios específicos, como localização, comodidades e avaliações, garantindo uma estadia confortável e produtiva.

3. Não monitorar os custos de viagem de forma contínua

Como evitar?

Manter o controle dos gastos é essencial para evitar surpresas ao final do mês. Empresas que não fazem um monitoramento contínuo podem acabar ultrapassando o orçamento previsto sem perceber.

A solução está em utilizar ferramentas de gestão de viagens corporativas que permitem acompanhar os custos em tempo real. Dessa forma, é possível identificar desvios no orçamento e corrigir problemas rapidamente.

Com um sistema automatizado, a equipe financeira tem relatórios detalhados sobre despesas, facilitando a prestação de contas e garantindo transparência nos gastos.

4. Desconsiderar a importância da política de viagem da empresa

Como evitar?

Uma política de viagem bem definida é essencial para garantir que todos os deslocamentos estejam alinhados com as diretrizes da empresa, evitando custos desnecessários e garantindo eficiência nas viagens.

Essa política deve contemplar:

• Critérios para escolha de passagens e hospedagens;

• Orçamentos máximos para cada categoria de despesa;

• Processos de reembolso e prestação de contas;

• Regras sobre classe de voos, uso de transportes e refeições.

Além de definir essas diretrizes, é fundamental garantir que os colaboradores tenham acesso a elas de forma clara e prática, seja por meio de um documento digital, treinamentos ou integração com a plataforma de viagens corporativas da empresa.

5. Não considerar o tempo de descanso dos viajantes

Como evitar?

Viagens corporativas podem ser exaustivas, e quando a agenda é muito apertada, a produtividade e o bem-estar dos colaboradores são impactados. Um viajante cansado pode não render o esperado em reuniões e eventos importantes.

Para evitar isso, a empresa deve planejar:

• Horários de voos que permitam descanso adequado;

• Tempo suficiente entre compromissos para deslocamentos;

• Hospedagens confortáveis que possibilitem uma boa noite de sono;

• Momentos de pausa entre reuniões longas ou eventos prolongados.

O equilíbrio entre compromissos e descanso garante que o colaborador esteja sempre disposto, focado e produtivo durante a viagem.

Conte com a CEO TRAVEL

Evitar esses erros é essencial para tornar as viagens corporativas mais estratégicas, produtivas e financeiramente eficientes. Contar com uma plataforma especializada em gestão de viagens é a melhor maneira de simplificar esse processo, garantindo que cada deslocamento seja planejado com inteligência e sem complicações.