Confira neste post as melhores maneiras de priorizar o duty of care.
Acidentes, possíveis catástrofes naturais, atrasos, cancelamentos e outras situações atípicas. São muitas as preocupações para quem viaja, principalmente para quem é o responsável pela viagem, neste caso, os travel managers.
Dentre as diversas atribuições dos gestores de viagens, está o duty of care um termo mundialmente usado que pode ser definido, basicamente, como o “dever de cuidar”.
Nesse sentido, é uma iniciativa de responsabilidade ética e legal que os empregadores devem tomar com o principal objetivo de preservar os funcionários de uma organização e prestar os devido auxílios quando necessários.
Organizações que falham em prestar atenção às responsabilidades do duty of care, posteriormente também falham em sua responsabilidade comercial, moral, jurídica e até mesmo social.
Por outro lado, vale também destacar que há o dever por parte do colaborador em seguir com as recomendações para viajar com segurança e evitar eventuais riscos.
Conheça algumas maneiras de priorizar essa política na prática e como isso fará diferença na gestão de viagens corporativas de uma empresa:
Antes da Viagem
Um detalhe que pode passar despercebido é que o gerenciamento de risco deve ser elaborado antes mesmo da viagem ser realizada.
Desta forma, os relatórios com informações sobre tudo que diz respeito a viagem devem estar atualizados para que o colaborador saiba quais as suas responsabilidades.
Relatório de situação
Para priorizar o duty of care em viagens corporativas um relatório deve ser elaborado pelo próprio departamento de gestão de viagens, mostrando dados específicos de quais serão os maiores riscos que os viajantes enfrentarão.
Estar atento aos possíveis imprevistos que podem acontecer antes da viagem é imprescindível.
Desta forma, o gestor terá como se programar para as resoluções dos problemas de forma mais ágil e em tempo hábil.
Entre as informações que devem contar neste documento estão o local, o que a empresa oferece (hotel, refeições, carro, etc.) e o que mais for interessante em um nível superficial.
Ou seja, é como se fosse um briefing do que o seu profissional viajante pode esperar ao chegar em seu destino final.
Relatórios informativos
Uma boa estratégia da empresa priorizar o duty of care é produzir, periodicamente e divulgar materiais que tragam informações como alertas globais, aumento de tarifas, acidentes internacionais, entre outros assuntos relevantes para seus colaboradores.
Essa é uma maneira de conectar o setor de viagens corporativas aos seus profissionais estabelecendo uma ligação mais próxima entre ambos. Uma forma simples de publicizar este conteúdo é por meio de newsletter.
Mantenha atualizadas as informações do colaboradores
Outro ponto importante, antes de tudo, é a atualização dos perfis de todos os colaboradores que viajam. Isso inclui número de telefone, endereço, contato de pessoas próximas e informações de plano de saúde.
Com informações atualizadas como número de telefone, endereço, contato de pessoas próximas e informações de plano de saúde de todos os colaboradores, é mais fácil determinar quais são as possíveis necessidades de cada viajante.
Com certeza, esta prática tornará o planejamento duty of care mais assertivo e seguro de tal forma que, caso ocorra alguma eventualidade será mais fácil prestar o atendimento de forma rápida e assertiva.
Se antes da viagem o gerenciamento deve ser feito, durante a viagem, a priorização pelo duty of care também é com toda a certeza fundamental.
Esclarecimento de dúvidas, cancelamento de voos, envolvimento em algum tipo acidente. Em viagens corporativas, é impossível prever os problemas que podem surgir, isto é, podendo sere algo simples ou emergencial.
Em resumo, duty of care segue extremamente necessário. Caso alguma situação como estas mencionadas ou outras aconteçam, saiba, antes de mais nada, como prestar o devido atendimento:
Disponibilize um canal direto para contato
A primeira maneira de priorizar o duty of care é estabelecer um contato direto com seu colaborador disponibilizando sobretudo, a ele um canal de atendimento que possa dar suporte 24 horas por dia, sete dias da semana.
Uma forma simples de se fazer isso, certamente é utilizando o WhatsApp ou algum outro aplicativo de mensagens.
Monitorar a viagem em tempo real por meio de aplicativo de tracking também é importante já que esta ferramenta torna possível verificar quais são as atividades do colaborador durante a viagem.
Plano Emergencial
Como já mencionado anteriormente, como situações inesperadas podem surgir durante uma viagem corporativa é importante ter um plano em caso de uma emergência.
Contar com um plano estratégico certamente ajuda a lidar com a situação de forma mais rápida e é o ideal.
Se possível, trabalhe com algo já esquematizado e dê ciência disso ao colaborador, assim ele vai ter uma ideia de como as emergências serão resolvidas caso seja necessária uma intervenção.
Fim da viagem
Para melhorar o duty of care, o ‘pós viagem’ inegavelmente também faz parte deste processo. Desta forma, é necessário buscar informações para ter uma cultura de sempre melhorá-lo.
Mas como isso é feito?
Por meio de um debriefing que em outras palavras, é um bate papo com o colaborador, ocasião em que ideias são compartilhadas, com prós, contras, além de um feedback sobre a viagem com um todo.
Ao fazer uso do debriefing é possível fornecer informações e possibilitar ao gestor (que em síntese pretende centralizar as viagens corporativas), quanto aos pontos que precisam ser melhorados.
Esta pratica, entretanto, precisa fazer parte de uma rotina para que possam ser levantados os principais pontos apresentados pelos colaboradores sobre cada viagem.
Com tempo e um volume maior de informações é possível portanto identificar quais são as deficiências do duty of care em viagens corporativas e saná-las.
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Fonte: Trade turismo
