O que é uma política de viagens corporativas?

Toda e qualquer empresa que preze pelo controle de custos, conforto e segurança de seus colaboradores precisa contar com uma política de viagens corporativas.

Se você é dono de uma empresa precisa saber quais os custos necessários com as viagens corporativas e porque algumas podem ser mais dispendiosas que outras. 

Quando a organização não possui uma política eficiente, os profissionais provavelmente não sabem quanto e com o que podem gastar por não terem certeza se estes gastos serão ressarcidos. 

Ter os processos de viagens corporativas bem definidos maximiza as rotinas, possibilita aos gestores controlar melhor os gastos, além de poder exigir dos colaboradores que eles cumpram com as regras.

Ainda assim, para ter êxito neste processo é necessário que estas políticas sejam parte integrante do cotidiano de quem viaja, de modo que este engajamento garanta o cumprimento das regras da empresa.

A política de viagens corporativas compreende um documento no qual são estabelecidas todas as diretrizes para o processo de viagens da empresa. 

Seu principal objetivo é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores quando estes estiverem em viagem ou deslocamento.

Na política são descritos os procedimentos para a realização de viagens em que os colaboradores estão representando a empresa. Desde o processo de solicitação de serviços de viagem, às normas de valores de despesas e prestações de contas.

Este tipo de documento é fundamental para que os colaboradores saibam como proceder em viagens, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante sua segurança e bem-estar.

Política de despesas de viagem

Estabelecer uma política clara e justa de despesas é imprescindível para a saúde de qualquer negócio, afinal, a má gestão dos custos com as viagens, acarreta perda de recursos para a empresa. 

Ao instituir uma política de viagens corporativas, a redução de custos está entre os objetivos mais importantes para os gestores.

Confira algumas formas que podem contribuir para atingir este objetivo:

Passeios adicionais

Declare que os custos de viagem cobrirão apenas os propósitos da viagem de negócios – seja para eventos, reuniões ou treinamentos.

Defina políticas para atividades adicionais das viagens, que incluem, lazer. Procure incentivar os colaboradores a fazerem uso do modo de transporte mais econômico, levando em conta o tempo de viagem programado.

Acomodação

A dica aqui é limitar o valor da diária do hotel por classificação de estrelas ou um valor por quarto. Fornecer tarifas médias de quartos em cada local e solicitar que a escolha do colaborador permaneça dentro desse intervalo é o mais indicado.

Deixe claro se a empresa também arcará com eventuais despesas com minibar, custos de Wi-Fi, etc.

Alimentação                                                                                                  

Este item está diretamente relacionado com a cultura de cada empresa, que deve ser explícita o quanto achar pertinente com a política de refeições. 

Muitas empresas acham mais fácil oferecer uma diária que cobre o café da manhã, o almoço e o jantar. 

A sugestão é adotar uma política que inclua uma declaração sobre bebidas alcoólicas – geralmente para esclarecer que elas serão pagas pelo funcionário, a menos que estejam em um compromisso com o cliente.

Entretenimento

O entretenimento pode incluir comida, bebida ou qualquer outra hospitalidade. Aqui, a forma mais eficiente gerenciar estas despesas é definir um limite ou intervalo. É fundamental avisar que a aprovação gerencial será necessária para qualquer reembolso acima e superior a esse valor.

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