A experiência vivenciada pela humanidade em função da pandemia resultou em uma profunda mudança, tanto na rotina, quanto na questão econômica de muitas empresas de praticamente todos os segmentos de atuação.

Em função disso, um novo fluxo de trabalho surgiu e, entender melhor a importância de se implementar uma boa gestão de despesas de viagens corporativas, se tornou imprescindível para a construção de um bom planejamento para o seu negócio.

Retomada a rotina, agora ao que passou a ser chamado de “novo normal”, as viagens a negócio voltaram a ser fundamentais, assim como os congressos e eventos, além das viagens a captação de novos clientes e investidores.

Dentro deste contexto, as viagens a trabalho fizeram com que muitas empresas voltassem a investir de forma agressiva e progressiva a fim de recuperar o tempo perdido.

Investir, no entanto, não é suficiente se junto com o aporte financeiro as empresas não adotarem uma boa gestão de viagens corporativas que possa reduzir custos durante o planejamento das viagens  que só é possível com uma política eficaz de controle de gastos.

Adotando esta prática, a empresa consegue ainda diminuir consideravelmente eventuais problemas bem como atrasos dos seus colaboradores referentes ao embarque, desembarque e reembolso de despesas.

Estas medidas ainda são a melhor forma de garantir que as coisas corram conforme o planejado de modo que os profissionais cumpram com seus objetivos, sem extrapolar nos gastos ou ainda praticarem qualquer tipo de fraudes no reembolso. 

Como simplificar a gestão de despesas e viagens corporativas?

Estabeleça uma política de viagens

Definir uma política de viagens corporativas é o primeiro passo para padronizar os processos que visam reduzir custos. Adotando essa prática é possível deixar as normas mais claras para que os colaboradores reservem suas viagens atentos aos prazos.

Desta forma, é fundamental padronizar os métodos e prazos dentro da sua gestão de despesas e viagens corporativas definindo as classses de voos, categoria de hotel, além do transporte que será utilizado no deslocamento. 

Outra dica importante é estabelecer os prazos máximos das reservas de hospedagens e das passagens aéreas.

Conheça todo o fluxo financeiro da sua empresa

O próximo passo para que a empresa conte com uma boa gestão de despesas e viagens corporativas é conhecer muito bem todo o fluxo financeiro da sua empresa.

Uma forma de viabilizar isso é adotando:

1. Bom planejamento financeiro;

2. Indicadores mais detalhados contendo todas as despesas;

3. Cortar eventuais gastos que sejam considerados supérfluos.

O planejamento é o responsável por organizar os recursos da sua empresa. Por meio dele, é possível esquematizar as despesas, bem como todos os investimentos a curto, médio e longo prazo.

Já no que diz respeito aos indicadores, eles possibilitam que o gestor tenha uma visão mais detalhada do setor financeiro o que lhe dará um norte se a empresa está realmente seguindo o planejamento que foi adotado para esse fim.

De posse de todas estas informações, fica muito mais fácil realizar, caso seja necessário, corte dos chamados gastos supérfluos ou despesas desnecessárias.

Otimize a gestão de gastos

Você sabia que é possível monitorar o quanto uma empresa economiza e quanto deixou de economizar? Pois bem, isso é possível e o melhor de tudo é que existem agências especializadas em gestão de despesas com viagens corporativas.

Essas agências, como a CEO Travel, contam com sistemas de monitoramento que mostram de forma detalhada todos os gastos despendidos por cada profissional, bem como se a política de viagens adotada pela empresa foi respeitada pelo funcionário.

Outra forma de otimizar a gestão de gastos é por meio de ferramentas fornecidas por estas agências que permitem bloquear as compras sempre que o colaborador desrespeitar as políticas da empresa.

Estruture uma política de reembolsos

Uma forma eficiente de simplificar a gestão de despesas corporativas de qualquer empresa é estruturando uma política de reembolso.

Este processo deve englobar, entre outras coisas, a padronização do envio das notas fiscais para prestação de contas e solicitação de reembolso, informando os motivos, incluindo o hotel, a alimentação e o transporte, além dos dados completos do colaborador.

Com essa metodologia, a empresa consegue estabelecer um processo eficiente, rápido e assertivo para o controle de reembolsos, mas também evitar erros e desperdícios de recursos.

Contrate um seguro viagem

Outra forma de simplificar a gestão de despesas e viagens corporativas é contratando um seguro de viagem. Independentemente da duração e do destino, assim como das atividades que serão desempenhadas, é imprescindível garantir a segurança dos seus colaboradores. 

Estabeleça limites de gastos

Por fim, outra forma de simplificar a gestão de despesas da sua empresa é estabelecendo aos colaboradores um limite de gastos. Essa estratégia pode ser aplicada em praticamente todos os setores e para finalidades, como:

– Passagens aéreas;

– Hospedagem em hotéis;

– Alimentação;

– Deslocamento;

– Quilometragem.

Para estabelecer limites de gastos, é fundamental que a empresa faça uma pesquisa, coletando os valore médios para cada um destes processos. Fazendo isso, é possível controlar de forma mais eficiente o orçamento da companhia.     

Vem para a CEO Travel!

A CEO Travel é uma agência de viagens corporativas que oferece soluções completas para gestão de viagens corporativas. 

A agência investe em tecnologia de ponta, oferecendo um sistema completo que garante autonomia aos viajantes na pesquisa, comparação e emissão de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos, tudo alinhado à política de viagens parametrizadas no sistema de gestão da CEO Travel. Além de maior controle e redução de despesas com viagens corporativas.

A CEO Travel também conta com uma equipe altamente qualificada com atendimento emergencial 24h/7, dando todo suporte necessário ao viajante do começo ao fim da jornada.

Para simplificar o processo de viagens corporativas da sua empresa, controlar e reduzir custos, consulte a CEO Travel e conheça o melhor sistema de gestão de viagens corporativas!

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