O relatório de despesas de viagem é um documento fundamental no processo de gestão financeira de uma empresa uma vez que possibilita controlar os gastos para atender compromissos remotos. 

Além disso, também se trata de uma forma para otimizar custos e assegurar aos colaboradores o acesso a serviços mais qualificados durante uma viagem corporativa como representante da empresa. 

Desta forma, realizar um planejamento adequado das despesas de uma viagem corporativa, além de manter a excelência nos serviços, é fundamental para redução de custos. 

Entenda a importância do relatório no ambiente empresarial e como ele deve ser elaborado.

Qual a importância do relatório de viagens corporativas para a empresa?
As viagens corporativas fazem parte das estratégias de toda e qualquer empresa que queira fortalecer a sua marca, além de criar mais oportunidades no mercado em que ele atua.

Além disso, as viagens corporativas também visam criar ou ainda estreitar o relacionamento profissional, bem como expandir o negócio, buscando os melhores resultados. 

No entanto, toda viagem corporativa precisa ser muito bem planejada e executada. Assim, os gestores inviabilizam eventuais surpresas desagradáveis como custos desnecessários que podem onerar os cofres da empresa, além de comprometer o desempenho profissional.

Alguns dos benefícios gerados por meio da elaboração de um relatório de viagens eficiente são:

– Otimização de gastos;

– Controle de despesas;

– Dados Personalizados;

– Praticidade

– Gestão eficiente

– Dados centralizados.

Diante disso, o relatório de despesas de viagem é um documento importante para a gestão de viagens corporativas. Ele relaciona e comprova todos os custos, auxiliando a gestão financeira e contribuindo para alcançar os objetivos da melhor forma possível. 

Como elaborar um relatório de despesas de viagem?

Para fazer um modelo de relatório de viagem, é preciso seguir alguns passos. Confira!

Adote uma boa política de reembolso de despesas

Antes mesmo de pensar no relatório, a empresa precisa contar com uma boa política de reembolsos, pois é ela que guiará a elaboração deste documento, além de deixar claro aos colaboradores o que é e o que não é permitido quando solicitado algum ressarcimento durante a viagem. 

Como cabe a cada empresa adotar sua própria regra, é preciso dar a devida atenção à sua política. 

Quais informações serão preenchidas na montagem do relatório. 

As despesas tradicionais são:

Hospedagem: diária de hotel, pousada ou Airbnb;

Transporte: gasto com translado no local;

Alimentação: custos de restaurantes ou pedidos de comida durante a viagem;

Adicionais: imprevistos que necessitam gastos adicionais.

É essencial que o colaborador preencha tudo detalhadamente, com a maios quantidade possível de informações, para que não surja dúvidas quando o gestor receber o relatório.

Escolha uma boa plataforma

A tecnologia trouxe facilidades na hora de registrar as despesas no relatório. Então, esqueça o papel impresso para preenchimento.

Uma planilha no Google Sheets – com atualização em tempo real, por exemplo – pode ajudar tanto o gestor quanto o colaborador embora alguns erros ainda possam ocorrer. 

Não esqueça dos comprovantes

Os comprovantes não precisam mais ser entregues em papel após a viagem. Hoje, há plataformas que possibilitam que o colaborador digitalize os recibos e notas fiscais de modo que tudo possa ser registrados com a própria câmera do celular. 

Vem para a CEO Travel!

A CEO Travel é uma agência de viagens e eventos corporativos que oferece soluções completas para gestão de viagens e eventos. 

A agência investe em tecnologia de ponta, oferecendo um sistema completo que garante autonomia aos viajantes na pesquisa, comparação e emissão de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos, tudo alinhado à política de viagens parametrizadas no sistema de gestão da CEO Travel. Além de maior controle e redução de despesas com viagens corporativas.

A CEO Travel também conta com uma equipe altamente qualificada com atendimento emergencial 24h/7, dando todo suporte necessário ao viajante do começo ao fim da jornada.

Para simplificar o processo de viagens corporativas da sua empresa, controlar e reduzir custos, consulte a CEO Travel e conheça o melhor sistema de gestão de viagens corporativas!

Acesse: www.ceotravel.com.br ou ligue: (11)3016-0060 e confira todas as nossas soluções!